Wyzwanie – jak wyjść z niego zwycięsko?

Załóżmy, że szef przekazał nam zadanie zorganizowania najbliższego spotkania zarządu lub spotkania z kontrahentami z całej Polski. Jesteśmy przerażeni, nigdy nie zajmowaliśmy się tego typu sprawami. Organizacja jakichkolwiek większych wydarzeń jest nam zupełnie obca. Jak się za to zabrać? Od czego zacząć? Oczywiście od znalezienia miejsca.

Spotkanie biznesowe

Autor: Daniel X. O’Neil
Źródło: http://www.flickr.com

Zatem gdzie powinno się odbyć tego typu duże, eleganckie i poważne wydarzenie? Jakie pomieszczenie będzie odpowiednie? Zdecydowanie powinna być to sala konferencyjna. Być może nasza firma taką salę posiada. Ale jest również bardzo prawdopodobne, że niestety nie. I co w tej sytuacji? Jak z niej wybrnąć? Z pewnością trzeba poszukać sali konferencyjnej do wynajęcia polecamy.

Najpierw pomyślmy (lub zapytajmy szefa), ile dane wydarzenie będzie trwało i gdzie powinno się ono odbyć. Czy w naszym mieście? A może lepiej w jakimś bardziej spokojnym i kameralnym miejscu, gdzie będziemy mogli wszyscy razem nie tylko skupić się na pracy, ale również lepiej poznać, zintegrować? Sale konferencyjne dostępne są w większości szanujących się hoteli.

Ponadto plusem jest to, że w takim hotelu można również od razu wynająć pokoje i zapewnić uczestnikom nocleg (jeśli oczywiście będzie to konieczne, bo w przypadku jednodniowego wydarzenia zapewne nie). Eleganckie i poważne wydarzenie zdecydowanie wymaga odpowiedniej oprawy, więc nie ma co oszczędzać – sala konferencyjna to doskonałe miejsce, by przyjąć naszych gości. Zależy nam przecież, by zrobić na nich dobre wrażenie, od tego w przyszłości może wiele zależeć.

Z pewnością by znaleźć odpowiednią salę konferencyjną, najpierw trzeba obejrzeć ich bardzo wiele. Nie da się od razu trafić na idealną. Jednak by to sobie ułatwić, warto zacząć od sporządzenia listy wymagań. Ilu będziemy mieć gości? Czy sala powinna być obszerna czy raczej niezbyt duża? Czego będziemy potrzebować? Z pewnością zależy nam na wygodzie, dlatego dokładnie przyjrzyjmy się warunkom, jakie oferuje nam dana sala konferencyjna. W końcu zadowolenie naszych gości to gwarancja sukcesów w interesach.